Jak správně vyhotovit účetní doklady

Účetní doklad je originální písemnost, která zachycuje uskutečnění hospodářské operace v podniku. Jeho podstatou je jednoznačná identifikace dané operace a jejích účastníků. Na základě tohoto dokladu se provede zaúčtování účetního případu do účetních knih.

Zákon o účetnictví nestanovuje formu ani typ účetních dokladů, ale pouze jejich náležitosti, je tedy nepodstatné, jak doklad vypadá, pokud obsahuje potřebné údaje. Aby byly účetní doklady průkazné, musí podle zákona obsahovat následující náležitosti: 

  • Označení účetního případu
  • Popis obsahu účetního případu a jeho účastníků
  • Peněžní částku nebo údaje o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství
  • Okamžik vyhotovení účetního dokladu
  • Okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení
  • Podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování

Z uvedeného výčtu povinných náležitostí je zřejmé, co všechno doklad musí obsahovat. Není však zakázáno na dokladech uvádět i jiné, pro účetní jednotku důležité, údaje. Pozornost je potřeba věnovat podpisovým záznamům – na úplném účetním dokladu musí být vždy dva, což bývá mnohdy „neúčetními“ chybně chápáno, proto si to vysvětlíme. Osoba odpovědná za účetní případ ověřuje věcnou správnost, tedy samotnou operaci, například skladník množství přijatého materiálu. Oproti tomu osoba odpovědná za zaúčtování je účetní, která ověřuje správnost formální, tedy náležitosti dokladu.

Zákon o účetnictví vyjmenovává tyto povinné náležitosti účetních dokladů. V případě, že některá z nich chybí, nelze doklad považovat za průkazný.  Neznamená to však, že účtenku, kterou dostaneme od obchodníka, nelze použít jako účetní doklad, když na ní není uvedena například identifikace kupujícího. Účetní jednotka odpovídá za správnost, úplnost a průkaznost účetních dokladů a je proto povinna chybějící náležitosti na doklad doplnit, eprve poté se doklad stane účetním dokladem. Na tuto účtenku tedy doplníme identifikační údaje naší firmy, popřípadě vytvoříme výdajový pokladní doklad, který bude spolu s touto účtenkou tvořit jeden účetní doklad.

Účetní doklady můžeme členit dle obsahu na externí (vnější),  zachycující  případy vznikající ve styku s ostatními účetními jednotkami, jako jsou dodavatelé a odběratelé, banky a podobně nebo interní (vnitřní), které zachycují účetní případy, které se uskutečnily pouze uvnitř  firmy (například příjemka materiálu do skladu, výplatní listina mezd, atd.)

 Podle počtu dokumentovaných účetních případů rozlišujeme doklady  na jednotlivé (zachycují jeden účetní případ) nebo sběrné. Na sběrných dokladech shrnujeme případy, které jsou stejnorodé v rámci jednoho období, jako příklad uvedu hrazené poštovné za měsíc, kdy máme několik prvotních dokladů, ale účtujeme jedním, sběrným.

Mnoho otázek vyvstává i ohledně vyhotovování účetních dokladů. Kdy tedy vystavit doklad v souladu se zákonem? Je to jednoduché – zákon říká bez zbytečného odkladu. Je to sice poněkud neurčitý termín, nicméně víme, že s vystavením dokladu bychom neměli otálet. V případě, že jsme současně plátci daně z přidané hodnoty, zákon o DPH nám poskytuje konkrétnější termín, a to nejpozději do 15-ti dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění, tedy ode dne, kdy došlo k účetnímu případu (vznikl důvod k vystavení dokladu).

Na závěr bych ještě chtěla krátce zmínit uchovávání účetních dokladů. Prvně je třeba zdůraznit, že zákon nám ukládá využít všechny prostředky zaručující trvalost záznamu. Doklad tedy musí být po celou dobu jeho uchovávání v plně čitelném stavu. A protože zákon o účetnictví stanovuje lhůty pro archivaci účetních dokladů a knih 5 let od konce účetního období, kterého se týkají, s některými doklady můžeme mít opravdu problém. Je tedy účelné doklady kopírovat nebo skenovat tak, abychom je byli schopni případné kontrole předložit.  Jelikož při prokazování správnosti daně nese důkazní břemeno vždy poplatník, tedy podnikatel, je vhodné doklady uchovávat delší dobu, než je ta zákonem stanovená. V této souvislosti však považuji za nutné ještě zmínit, že zákon o dani z přidané hodnoty ukládá jinou lhůtu pro uchovávání daňových dokladů, a to 10 let. Pro firmy, které jsou plátci DPH to znamená, že účetní doklady jsou zároveň i doklady daňovými a je pro ně závazná druhá zmíněná lhůta. Tedy ta delší.